Čo sa dá automatizovať
Najčastejšie ide o tieto veci:
- E-maily. Triedenie správ, vytiahnutie údajov z objednávok a požiadaviek, návrh odpovede, ktorú pred odoslaním schváli človek.
- Faktúry a dokumenty. Prečítanie prijatej faktúry, vytiahnutie súm a dátumov a príprava zápisu pre účtovníctvo.
- Výťahy z dlhých textov. Zhrnutie zmluvy, správy alebo vlákna s desiatkami e-mailov.
- Prepojenie systémov. Údaj, ktorý ručne prepisujete z jedného miesta na druhé, sa môže prenášať sám.
Orientačný príklad: firma dostane mesačne 300 faktúr e-mailom a ručný prepis jednej trvá asi tri minúty. To je 15 hodín mesačne. Po automatizácii človek len skontroluje navrhnutý zápis, čo trvá približne pol minúty, teda okolo 2,5 hodiny mesačne. Taký projekt má zvyčajne 20 až 40 hodín práce a vráti sa za pár mesiacov.
Čo automatizovať nebudem a prečo
Nie všetko má zmysel automatizovať. Odporúčať to nebudem pri:
- Procese, ktorý sa opakuje málokedy. Ak robíte niečo trikrát do roka, automatizácia stojí viac než ušetrí.
- Citlivých rozhodnutiach. Posúdenie reklamácie, prepustenie či odmietnutie zákazníka patrí človeku. AI môže pripraviť podklad, nie rozhodnúť.
- Neusporiadanom procese. Zautomatizovaný chaos je rýchlejší chaos. Najprv treba vedieť, ako to má fungovať.
Ak po prvom rozhovore zistím, že sa vám to neoplatí, poviem vám to.
AI s ľudskou kontrolou
Pri e-mailoch a faktúrach AI navrhne a človek odklepne. Nič dôležité neodíde navonok ani sa nezapíše do účtovníctva bez schválenia.
V praxi to znamená, že vidíte, čo AI navrhla, môžete to opraviť a potvrdiť. Zaznamená sa, čo sa stalo a kto to schválil. Keď AI urobí chybu, zachytí ju človek skôr, než sa dostane ďalej, a chybu viete dohľadať v zázname.
Dáta a GDPR: kam idú vaše údaje
Táto otázka stojí pred každým nasadením. Pred začiatkom si spolu určíme, ktoré údaje AI vôbec vidí, čo sa dá vynechať alebo anonymizovať a kde sa údaje spracúvajú.
Tam, kde to ide, preferujem riešenia, ktoré bežia na vašom alebo na mojom vlastnom serveri. Pri e-mailovom klientovi Elyquo, ktorý vyvíjam, AI funkcie bežia u používateľa a pošta nejde cez cudzí cloud. Rovnaký prístup viem použiť pri vašich dátach.
Model vyberám podľa úlohy a podľa toho, aké citlivé sú údaje:
- Modely OpenAI (GPT) a Anthropic (Claude) cez firemné API. Údaje poslané cez API títo poskytovatelia štandardne nepoužívajú na trénovanie a so spracovaním sa dá uzavrieť zmluva o spracúvaní osobných údajov.
- Lokálne modely cez Ollama na vašom alebo vlastnom serveri. Údaje neopustia server, hodí sa to na citlivé dokumenty.
- Ďalšie modely, ak sa na konkrétnu úlohu hodia lepšie alebo vychádzajú lacnejšie.
Nie som právnik. Či je konkrétne spracovanie v poriadku podľa GDPR, posúdi váš právnik alebo zodpovedná osoba. Ja vám pripravím technický opis toho, kade údaje tečú.
Prepojenie systémov: API, webhooky a účtovníctvo
Väčšina automatizácií stojí na prepojení. Systémy si údaje posielajú cez API a webhooky, takže ich nemusí nikto prepisovať.
K účtovnému systému, napríklad Pohode alebo Money, sa pripájam cez API alebo export, podľa toho, čo ponúka. Hotové konektory nesľubujem. Pri konkrétnom systéme najprv overím, aké možnosti má. Spracovanie faktúr z e-mailu a príprava zápisu pre účtovníctvo sa dá urobiť, ale výsledok odklepne človek.
Ak treba na prepojenie napísať vlastný kód, robím aj to. Pozrite si vývoj aplikácií na mieru.
n8n alebo riešenie na mieru
Na jednoduché prepojenia používam n8n, nástroj na automatizáciu, ktorý mám nasadený na vlastnom serveri. Pre mnohé procesy stačí a je rýchly na stavbu aj úpravu.
Riešenie na mieru volím, keď:
- logika je náročnejšia, než čo sa dá pohodlne poskladať z krokov,
- proces musí byť rýchly a spoľahlivý pri väčšom objeme,
- údaje nesmú opustiť váš server a potrebujete plnú kontrolu.
Kde stačí n8n, nebudem písať kód. Kde nestačí, napíšem ho. Ak má automatizácia bežať na vlastnom serveri, prevádzku nastavím podľa stránky DevOps a správa serverov.
Ako prebieha prvý projekt a čo stojí
Nepotrebujete technické zadanie. Stačí opísať, čo dnes robíte ručne.
- Rozhovor. Zistím, ktorý proces vás zdržuje najviac a s akými nástrojmi pracujete.
- Malý pilot. Vyberieme jeden proces, ktorý sa dá rýchlo overiť, a zautomatizujeme len ten.
- Ostrá prevádzka. Ak pilot funguje, nasadíme ho s ľudskou kontrolou a rozšírime ďalej.
Pracujem za 50 € za hodinu bez DPH. Menšia automatizácia jedného procesu má zvyčajne 20 až 40 hodín, teda 1 000 až 2 000 € bez DPH. K tomu treba počítať poplatky za AI model, pri bežnom objeme to býva niekoľko eur až desiatok eur mesačne. Po prvom rozhovore pošlem odhad rozpísaný po častiach. Začíname menšou časťou, ktorú sa dá rýchlo overiť, aby ste neinvestovali do celku naslepo.